Está comprobado que solemos perder mucho tiempo al día a causa de hábitos que resultan inadecuados.Estos hábitos no sólo producen un agobio en el trabajo sino también afectan a la calidad de nuestra vida. ¿Cómo combatirlos? Cultivando siete hábitos adecuados constructivos que nos ayudarán a gestionar nuestro tiempo y dirigir nuestras vidas. Son fáciles de asimilar pero aplicarlos requiere cierta disciplina. Sin embargo, una vez convertidos en hábitos rinden dividendos durante años.
¿Que te parece, comenzamos?
Hábito # 1. Decide adónde quieres ir
Si no decides dónde quieres ir, llegarás a otro sitio que quizás no te guste. Define, por escrito, de 5 a 9 objetivos. Piensa en Tí mismo, en tu Familia y en el Trabajo (precisamente en este orden) y fíjate objetivos para cada uno. Serán tus aspiraciones a largo plazo.
Tus objetivos deben ser motivadores, claros, cuantificados, con plazo, compatibles entre sí y retadores pero alcanzables. Escríbelos y mantenlos a la vista: te inspirarán y te guiarán. Ante cada situación nueva o imprevista que te plantee dudas de cómo reaccionar, tus objetivos te permitirán responder del modo más adecuado. Serán tu norte y tu guía.
Hábito #2. Decide qué debes hacer para llegar allí
Desglosa tus objetivos en etapas, estableciendo planes para alcanzarlos. Asume que no puedes hacer todo cuanto desearías. Eso te obliga a elegir. Tienes todo el tiempo que hay. Pero sólo son veinticuatro horas por jornada. Comienza por el largo plazo. Luego el medio. Y finalmente el corto (la semana). Cuantifica. Fija fechas. Asigna márgenes de seguridad para lo que tenga un plazo.
Tus proyectos o planes son los eslabones que te conducirán hacia tus objetivos. Porque las tareas más grandes, al dividirlas, se tornan asequibles. Programa tiempo para pensar, para innovar, para formarte; y para ti, para cuidar tu cuerpo y tu espíritu. Necesitas un tiempo personal, de descanso, de diversión.
Hábito #3. Comienza por lo más importante
El 20% del tiempo de nuestras actividades produce el 80% de nuestros resultados. Identifica ese 20% y céntrate en él, empezando tan pronto como puedas con los próximos pasos que te acercarán a él. Evita la tentación de abordar antes lo que es corto, cómodo, agradable o conocido. Es tentador porque suele ser gratificante. Pero también suele ser poco Importante.
Anticipa lo Importante antes de que se convierta en Urgente. Adelántate a los problemas porque si llegan antes que tú, tendrán ventaja. Las urgencias malgastan el tiempo, suelen conducir a soluciones poco elegantes y provocan estrés. Prioriza lo importante, primero. Tu semana y tu jornada deben estar presididas por lo importante.
Dedica al menos dos tercios de tu tiempo a lo importante que aún no es urgente. Porque así evitarás que se convierta en urgente y encontrarás las mejores soluciones para lo que verdaderamente importa. Si lo importante es difícil o largo, aíslate. Enciérrate en tu área de trabajo o piérdete fuera de él si es preciso. Las interrupciones pueden multiplicar por 20 el tiempo que te lleve una tarea.
Hábito #4. Asigna a cada cosa sólo el tiempo justo
Programa a cada tarea el tiempo adecuado y no más. Si le asignas poco te pillas los dedos: o te saldrá mal o tendrás que repetirla. Si le asignas demasiado, lo consumirá. Pero piensa que todo lleva más tiempo de lo que parece al principio. Busca la perfección en el conjunto y no en cada tarea. El conjunto incluye lo económico, lo social, lo afectivo…tu vida.
Programa el tiempo y no las tareas. Y no lo agotes, porque debes contar con los imprevistos. No sabes cuándo, pero te llegan y ocupan mas de la mitad de tu jornada.
Delega todo lo que puedas. Pregúntate siempre qué puedes delegar y a quién. La única trampa que puedes hacerle al tiempo es utilizar el tiempo ajeno. Debes hacerlo para que tu equipo se desarrolle y se motive, para liberar tu tiempo para cosas más importantes; para que todos crezcan profesionalmente.
Pero recuerda que delegar no es abdicar. Es preciso definir claramente el resultado a alcanzar, informar a los
implicados, formar al otro, dotarlo de los recursos necesarios, motivar, concederle el derecho al error, y establecer controles para mantener el rumbo durante el aprendizaje. Y ten paciencia, delegar es invertir. Los resultados se obtienen después con creces.
Hábito #5. Sigue tu programa
Prepara un programa de actividades para cada semana, los próximos pasos serán los que harán avanzar tus proyectos y los que te llevarán día a día a alcanzar tus Objetivos sistemáticamente.
Inicia tu jornada de acuerdo con tu agenda. Mantenla a la vista. Sigue tu programa, salvo que te surja algo más
importante.
Actúa según tu iniciativa, tu criterio. Evita la reacción compulsiva a atender interrupciones, problemas o asuntos
imprevistos no prioritarios (cortos, cómodos, urgentes…). O a lo que te piden los demás. Acepta una interrupción sólo cuando entiendas que te resulta de interés.
Aprende a decir que NO cuando sabes que es lo correcto. Sé amable, pero no a costa de abandonar tus prioridades. Colabora, pero sin abandonar tus propias responsabilidades.
No lo dejes para luego. Como dice un viejo refrán inglés, “un día de estos no es ninguno de estos días”.
No pospongas lo que es difícil o te desagrada, sobre todo si es importante. Cuanto antes te lo quites de encima, mejor te sentirás.
Decide a tiempo. Evita la tentación de seguir acopiando más información en busca de lo seguro. A veces tendrás que tomar decisiones con información insuficiente, o perderás el tren.
Hábito # 6. Concéntrate en un solo asunto y terminalo
Nuestra cultura sobrevalora el esfuerzo y la acción. La persona ocupada se siente importante. La actividad se acaba convirtiendo en una trampa: se está tan enfrascado en lo que se hace que se acaba olvidando para qué se hace (objetivo). Tu consciente sólo puede ocuparse eficazmente de un asunto a la vez. La dispersión lleva al estrés.
Saltar de un asunto a otro alarga el tiempo que ocupa cada uno de ellos. La eficacia se consigue trabajando en un asunto hasta donde se pueda, con olvido de lo demás.
Mantén tu lugar de trabajo ordenado. Tu escritorio es un lugar donde recibes, procesas y emites información. Sólo debes tener la referente al asunto en que trabajas y las herramientas de uso cotidiano. Los montones de documentos sobre tu mesa dificultará tu concentración y sólo contribuirán a producir estrés.
Si tocas un documento (papel o correo electrónico), pasa a la acción: resuelve, encamina, archiva o tira (envíalo a la papelera”). Pero no lo dejes para “más tarde”.
Evita las interrupciones. Alargan extraordinariamente el tiempo preciso para realizar una tarea. Acepta las menos
posibles y sé asertivo: aprende a decir “NO” cuando lo que tienes entre manos es más importante que el imprevisto que te surja.
Hábito # 7. Hazte la vida más fácil
Tu tiempo es tu vida. Lo necesitas para todo lo que quieras hacer o disfrutar. No lo malgastes.
Cuida tu cuerpo, que es tu herramienta básica, alimento, ejercicio, descanso. Todo condiciona un alto rendimiento.
Cuida tu ánimo, es tu energía y tu fuerza. Aprende a evitar las preocupaciones y el estrés. Esto factores deterioran, cansan, debilitan. Equilibra tus intereses y tus responsabilidades, tu mismo, tu familia y el trabajo.
Organízate debidamente. Encontrarás más tiempo para todo lo que te interesa. Lograrás más con menos esfuerzo. Sentirás la satisfacción de lograr lo que te propongas y la confianza de tenerlo todo bajo control.
Apóyate en las mejores herramientas de organización y gestión. Hay varias y son complementarias. Te ahorran tiempo, liberan la mente y favorecen tu creatividad.
Y, por último, ¡ojo con las largas jornadas y el estrés consiguiente! Sabes que no sólo baja tu rendimiento, sino que desaparecen habilidades que te son precisas: creatividad, memoria, empatía, capacidad para comunicar, persuadir o negociar con otros, motivar a tu equipo, vender ideas… busca la calidad en tu trabajo antes que la cantidad.
El uso eficaz de tu tiempo te conducirá al éxito personal, único modo de que alcances la felicidad.
Si aplicando estos consejos consigues lograr mas con menos esfuerzo y aumentar tu calidad de vida, habré cumplido mi meta: ayudarte a alcanzar la tuya.
Recuerda…..
«El tiempo es el recurso más importante; quien no lo sabe administrar no sabe administrar nada»
Peter Drucker
Hasta la próxima, nos seguimos leyendo. Espero tu comentario
Un fuerte abrazo
Richard García
